Alles Wichtige zu ONE – kurz beantwortet

ONE ist ein browserbasiertes Portal für die Personal-Organisation kleiner und mittlerer Betriebe – Mitarbeiterverwaltung, Dienstplan, Zeiterfassung, Abwesenheiten und Einsatzplanung, alles an einem Ort. Dazu gehört die schlanke Mitarbeiter-App „Team“, über die dein Team am Handy stempelt, Aufgaben und Infos sieht.

Für Betriebe, die ihre Personal-Themen ohne teure Speziallösung und ohne Installation regeln wollen – vom Einzelstandort bis zur Firmengruppe mit mehreren Filialen. Du brauchst nur einen Browser; deine Mitarbeiter nur ein Smartphone.

• Mitarbeiter & Dienstplan – Stammdaten, Organigramm, Abwesenheiten, Anträge, Zeiterfassung, Schichtplanung.
• Einsatzplanung – Bedarfsprognose aus deinen Daten und Personalvorschlag.
• Filiallösung – mehrere Firmen/Filialen unter einem Login, Pläne und Mitarbeiter gebündelt.
• Team-App – die Mitarbeiter-App fürs Handy (Zeiterfassung, Todo, Infoboard, Recht).

Nein. ONE läuft komplett im Browser – nichts einzurichten, nichts zu warten. Updates kommen automatisch. Die Mitarbeiter-App lässt sich per „Zum Startbildschirm hinzufügen“ wie eine echte App aufs Handy legen (siehe unten), ist aber ebenfalls nur eine Web-Adresse.

Die Konsole (one.pennone.de) ist die Verwaltungs-Sicht für Inhaber und Leitung: Stammdaten, Dienstpläne, Auswertungen, Abrechnung. Das Team-Board (team.pennone.de) ist die abgespeckte Sicht für die Mitarbeiter – nur Zeiterfassung, Aufgaben, Infoboard und Rechtsangelegenheiten, kein Zugriff auf die Verwaltung.

Du bekommst einen Inhaber-Zugang für die Konsole (one.pennone.de). Nach dem ersten Login legst du deine Mitarbeiter an, buchst bei Bedarf weitere Module und gibst deinem Team den Zugang zur Team-App. Für einen Start-Zugang schreib uns einfach an pennone@outlook.de.

In der Konsole im Modul Mitarbeiter. Jeder Mitarbeiter bekommt einen Stammsatz (Name, Abteilung, Urlaubsanspruch …). Wichtig: nur angelegte Mitarbeiter erscheinen später an der Stempeluhr – ohne Mitarbeiter bleibt die Auswahl leer.

• Inhaber/Admin – verwaltet die eigene Firma (Mitarbeiter, Pläne, Abrechnung, App-Zugang).
• Mitarbeiter – nutzt die Team-App (stempeln, Aufgaben, Infos).
• Plattform-Admin (Pennone) – richtet Firmen ein und hilft im Support.

Du gibst deinem Betrieb einen Geräte-Code (eine Zahl). Damit wird ein Gerät – z. B. das gemeinsame Tablet am Eingang – einmalig mit eurer Firma verbunden; danach öffnet sich die App auf dem Gerät automatisch. Details im Abschnitt Die Team-App.

Die Mitarbeiter-App von ONE. Sie bündelt genau vier Dinge: Zeiterfassung (Stempeluhr), Todo (Aufgaben & Infos vom Chef), Infoboard und Rechtsangelegenheiten. Bewusst schlank – kein Verwaltungs-Ballast.

Am Gerät team.pennone.de öffnen, den Firmen-Code einmal eingeben, „Gerät verbinden“ tippen – fertig. Das Gerät bleibt dauerhaft mit eurer Firma verbunden und öffnet die App künftig direkt. Ideal fürs gemeinsame Gerät; wer stempelt, weist sich mit seiner PIN aus. (Ein persönlicher Mitarbeiter-Zugang ist in Vorbereitung.)

Als Inhaber in der Konsole auf deinem Dashboard unter „Euer Mitarbeiter-App-Zugang“ → Geräte-Code anzeigen. Dort kannst du ihn ansehen und bei Bedarf einen neuen erzeugen. Den allerersten Code richtet in der Regel der Pennone-Admin ein.

Erzeuge einfach einen neuen Code. Damit werden alle bisherigen Geräte-Kopplungen sofort ungültig – ein verlorenes Handy hat dann keinen Zugang mehr. Deine Mitarbeiter verbinden ihre Geräte danach einmal mit dem neuen Code.

Android (Chrome): Menü ⋮ → „App installieren“ bzw. „Zum Startbildschirm hinzufügen“.
iPhone (Safari): Teilen-Symbol → „Zum Home-Bildschirm“.
Danach hast du ein App-Icon „Team“ wie jede andere App – im eigenen Fenster, ohne Browserleiste.

Ja. Ein gemeinsames Tablet am Eingang eignet sich ideal als Stempel-Terminal. Auf Windows lässt sich die App über Edge/Chrome („Diese Website als App installieren“) sogar als eigenes Programmfenster einrichten.

Nur die vier App-Bereiche. Die Verwaltung (Stammdaten, Abrechnung, andere Module) ist im Team-Zugang komplett ausgeblendet. Im gemeinsamen Zugang erscheinen bei Todo/Recht außerdem nur allgemeine bzw. als wichtig markierte Inhalte – persönliche Aufgaben sieht jeder nur in seiner eigenen Ansicht.

Nein – abgesehen von bewusst geteilten Firmen-Infos (Infoboard, allgemeine Aufgaben). Zeiterfassung läuft pro Person über die PIN; Krank- und Gesundheitsdaten sind ausschließlich für die Personalstelle sichtbar und verschlüsselt gespeichert.

Auf der Startseite der Team-App findest du die Kachel „So fair ist deine Verteilung“: deine Belastung der letzten 90 Tage im Vergleich zum Team-Durchschnitt, aufgeschlüsselt nach Wochenend-/Spät-/Notdiensten – ohne Kollegennamen. Sichtbar mit Einsatzplanungs-Modul und verknüpftem Konto.

In der App auf Zeiterfassung tippen → alle Mitarbeiter erscheinen → auf den eigenen Namen tippen → PIN eingeben → Kommen bzw. Gehen. Fertig, mit klarer Rückmeldung und Uhrzeit. Perfekt fürs gemeinsame Gerät.

Jeder Mitarbeiter hat eine eigene 4- bis 8-stellige PIN. Sie stellt sicher, dass wirklich die richtige Person stempelt. Beim ersten Mal legt jeder seine PIN direkt am Terminal selbst fest (zweimal eingeben) – danach genügt sie zum Buchen.

Der Inhaber setzt in der Konsole die PIN des Mitarbeiters zurück; beim nächsten Stempeln legt er einfach eine neue fest. Aus Sicherheitsgründen ist die PIN verschlüsselt gespeichert und für niemanden im Klartext einsehbar.

Ja. Die Nettozeit wird nach den gesetzlichen Pausenregeln (Arbeitszeitgesetz) berechnet – bei längeren Schichten werden die vorgeschriebenen Pausen automatisch abgezogen.

Ja. In der Konsole unter Zeiterfassung kann die Leitung Buchungen einsehen, nacherfassen oder korrigieren – z. B. wenn jemand das Ausstempeln vergessen hat.

In der Konsole im Modul Mitarbeiter → Zeiterfassung. Dort laufen alle Stempelungen zusammen – egal, ob am gemeinsamen Terminal oder am eigenen Handy gebucht.

In der Zeiterfassung (Mitarbeiter → Zeit & Lohn) ist die Pause je Eintrag direkt editierbar: Minuten im Pausenfeld ändern – es speichert automatisch. Jeder pflegt seine eigenen Zeiten; der Inhaber darf es bei allen Mitarbeitern (Tabelle „Alle Mitarbeiter“). Der gesetzliche Mindestabzug nach § 4 ArbZG (30 min ab 6 h, 45 min ab 9 h) wird automatisch berücksichtigt und als „→ effektiv“ angezeigt.

Ja. Bei der Krankmeldung in der Team-App gibt es optionale Felder „Ab/Bis Uhrzeit“ – z. B. „heute ab 14:00 nach Hause“. Lässt du sie leer, gilt der Tag ganztägig. Die Uhrzeit ist die Grundlage für eine punktgenaue Ersatzplanung.

Als Leitung schreibst du eine Aufgabe und wählst das Ziel: ganze Firma, eine Abteilung oder einzelne Mitarbeiter. Gezielte Aufgaben sehen nur die Betroffenen. Jeder hakt seine Aufgaben ab, und du siehst den Fortschritt (wer hat erledigt, wer nicht).

Das schwarze Brett des Betriebs. Die Leitung veröffentlicht Infos und Aushänge; wichtige lassen sich hervorheben. In der persönlichen Ansicht sieht jeder Mitarbeiter, was für ihn neu ist (gelesen/ungelesen).

Ein Bereich mit euren betrieblichen Rechts-Aushängen (z. B. Betriebsvereinbarungen) und zusätzlich festen arbeitsrechtlichen Basics (Arbeitszeit, Pausen, Mindesturlaub …) zum Nachschlagen. Neue Firmen-Meldungen werden mit „NEU“ markiert.

Im gemeinsamen Firmen-Zugang (Code am Tablet) erscheinen nur allgemeine Todos und die als wichtig markierten Rechts-Meldungen – ohne persönlichen Gelesen-Status. Persönliche Aufgaben und der individuelle Gelesen-Status bleiben der eigenen Ansicht vorbehalten.

Das Team-Brett ist das schwarze Brett auf jedem Terminal (Kiosk-Stempeluhr). Der Inhaber/Planer hängt dort Aushänge aus – als Info oder als Pflicht-Kenntnisnahme. Pflichtmeldungen bleiben oben, bis jeder sie bestätigt hat.

Am Terminal tippt der Mitarbeiter auf den Aushang, wählt sich aus und bestätigt mit seiner PIN „gelesen“. So entsteht ein prüfbarer Lesenachweis (wer, wann) – einsehbar in der Terminal-Verwaltung unter „👁 X gelesen“. Es braucht dafür keinen Benutzer-Login.

Optional kannst du je Terminal eine Geräte-PIN (4–8 Ziffern) setzen. Dann verlangt der Kiosk vor der Nutzung diese PIN – ein Schutz gegen Fremdnutzung des Tablets. Feld leer lassen = keine Sperre.

Der Compliance-Wächter (Einsatzplanung → Fairness & Recht) prüft den Plan auf § 3/§ 5 ArbZG. Jeder Befund bietet eine Ein-Klick-Korrektur: „Im Dienstplan öffnen“ springt punktgenau zum Tag, und bei „über 10 h“ kürzt der Button „Auf 10 h kürzen“ den längsten Dienst automatisch. Hinweis, keine Rechtsberatung.

Ja. Setzt du einen Dienst von Hand, merkt sich ONE das als Präferenz (Mitarbeiter, Wochentag); löschst du einen KI-Vorschlag, als Gegen-Signal. Der KI-Dienstplan gewichtet das beim nächsten Vorschlag – er lernt aus dem, was du tatsächlich planst.

Zeigt die Bedarfs-Ampel rote Unterdeckung, erscheint eine Handlungsleiste: mit einem Klick springst du (mit vorbelegtem Datum) zum Personalvorschlag (auffüllen) oder zur Ersatz-Kette / Mehrarbeit. Auch jede unterbesetzte Stunde ist direkt anklickbar.

Der Rechts-Radar ist ein Abo-Modul, das zentrale Rechts- und Rückruf-Hinweise (Gesetzesänderung, Rote-Hand-Brief, Tarif) an alle Firmen verteilt – gefiltert nach Branche. Jeder Nutzer quittiert „gelesen“, so entsteht ein prüfbarer Lesenachweis.

Ein automatischer Monitor zieht Rote-Hand-Briefe/Rückrufe (BfArM u. a.) und legt sie als Entwurf an. Ein Redakteur gibt sie frei und verteilt sie als Pflicht-Aushang ins Team-Brett – der Hinweis erscheint also direkt am Terminal, wo dein Team ohnehin stempelt, und wird dort quittiert.

Die Basis von ONE: Mitarbeiter-Stammdaten und Organigramm, Abwesenheiten und Urlaubsanträge, Zeiterfassung sowie die Schichtplanung. Damit organisierst du dein Team komplett.

Sie erstellt aus deinen Auftrags-/Aufkommensdaten eine Bedarfsprognose und schlägt vor, wie viele Leute wann gebraucht werden – inklusive Auswertung. Ideal, um Über- und Unterbesetzung zu vermeiden.

Ja, mit der Filiallösung: mehrere Firmen/Standorte unter einem Inhaber-Login, mit Umschalter zwischen den Filialen und gebündelten Auswertungen.

ONE hat eine überschaubare Grundgebühr plus günstige Bausteine je nach Nutzung (Mitarbeiter-Zugänge, Einsatzplanung, Filiallösung). Die jeweils aktuellen Preise siehst du transparent im Preisrechner auf pennone.de und beim Buchen in der Konsole. Alle Preise netto, zzgl. USt.

Die Mitarbeiter-Basis (Stammdaten, Organigramm, Dienstplan) ist die kostenlose Grundlage jeder ONE-Firma; die ersten Mitarbeiter-Zugänge sind ebenfalls frei. Bezahlt wird erst ab einer bestimmten Team-Größe bzw. für Zusatzmodule.

In der Konsole unter Module buchen. Du siehst Leistung und Preis, bestätigst – fertig. Voraussetzung ist ein hinterlegtes SEPA-Lastschriftmandat (siehe nächste Frage).

Damit die Abrechnung automatisch und ohne manuelle Überweisungen läuft. Das Mandat erteilst du online rechtsgültig; erst danach lassen sich kostenpflichtige Module buchen.

Wiederkehrende Bausteine werden regelmäßig per Lastschrift abgerechnet; du erhältst Rechnungen in der Konsole. Einmalige Positionen werden einmalig berechnet.

Konsole (Inhaber/Leitung): one.pennone.de mit Firma-Kürzel, Benutzer und Passwort.
Team (Mitarbeiter): team.pennone.de – einmalig den Geräte-Code eingeben, danach automatisch.

Auf der Konsolen-Anmeldung „Passwort vergessen?“ wählen – du bekommst ein Einmal-Passwort per E-Mail und legst danach ein neues fest. Der Plattform-Admin kann ein Passwort ebenfalls zurücksetzen.

ONE hat feingranulare Berechtigungen: Der Inhaber kann pro Mitarbeiter festlegen, wer z. B. Anträge genehmigen, Dateien verwalten oder Dienstpläne bearbeiten darf. Die Team-App braucht keine Einzelrechte – dort identifiziert man sich per PIN.

Auf Servern in Deutschland (Hetzner). Jede Firma hat ihre eigene, getrennte Datenbank – Daten verschiedener Firmen werden nie vermischt. Die Verbindung ist durchgängig per HTTPS verschlüsselt.

ONE ist auf datenschutzkonformen Betrieb ausgelegt: Speicherung in Deutschland, Firmen-Trennung, verschlüsselte Übertragung und besonders geschützte Ablage sensibler Daten. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) stellen wir auf Anfrage bereit.

Passwörter und PINs werden nur als Einweg-Hash (bcrypt) gespeichert – niemand kann sie auslesen. Am Terminal schützt eine Sperre nach mehreren Fehlversuchen vor Ausprobieren.

ONE speichert keine Krankenscheine. Seit der eAU (Pflicht seit 01.01.2023) ruft der Betrieb die Arbeitsunfähigkeit elektronisch bei der Krankenkasse ab – ein Beleg im System wäre ein Gesundheitsdatum nach Art. 9 DSGVO ohne Nutzen. Erfasst wird nur die Krankmeldung selbst (Zeitraum); Kolleg:innen und Vorgesetzte sehen lediglich „abwesend“.

Jeder moderne Browser (Chrome, Edge, Safari, Firefox) auf Handy, Tablet und PC. Für die Mitarbeiter-App genügt ein Smartphone der letzten Jahre.

Die App ist als PWA installierbar und startet schnell; die Buchungen und Daten laufen aber über die Internet-Verbindung. Für die Stempeluhr sollte das Gerät online sein.

Eine „Progressive Web App“ – eine Web-Anwendung, die sich wie eine echte App aufs Gerät legen lässt (eigenes Icon, Vollbild), ohne den Umweg über einen App-Store. Genau so funktioniert das Dashboard.

• one.pennone.de – die Konsole (Inhaber/Leitung)
• team.pennone.de – die Mitarbeiter-App
• pennone.de – die öffentliche Produktseite mit Preisrechner

Per E-Mail an pennone@outlook.de. Wir helfen bei Einrichtung, Fragen und Problemen.

Immer her damit – kurze Mail an pennone@outlook.de. Feedback aus der Praxis fließt direkt in die Weiterentwicklung ein.